Der Notartermin ist der Moment, auf den der gesamte Vermarktungsprozess hinarbeitet – und einer der häufigsten Punkte, an denen er doch noch scheitert. Fehlende Unterlagen, ungeklärte Grundbuchbelastungen, eine Finanzierung, die im letzten Moment nicht steht: Viele dieser Krisen sind vermeidbar, wenn der Makler die Vorbereitungsphase strukturiert angeht. Der Notar beurkundet den Vertrag – aber der Makler koordiniert alles davor. Wie der Weg vom ersten Interessentenkontakt bis zu diesem Punkt aussieht, beschreibt der Artikel Immobilienverkauf Schritt für Schritt: Die Phasen von der Akquise bis zum Notartermin.
Was der Makler vor dem Notartermin organisiert
Die Vorbereitung beginnt nicht erst eine Woche vor dem Termin. Sobald sich Käufer und Verkäufer grundsätzlich einig sind, startet der Makler die Koordination:
Unterlagen zusammenstellen
Der Notar benötigt eine vollständige Unterlagenbasis, um den Kaufvertragsentwurf aufsetzen zu können. Dazu gehören in der Regel:
- aktueller Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate)
- gültiger Energieausweis – Pflicht nach GEG, muss spätestens beim Notartermin übergeben werden
- Wohnflächenberechnung nach Wohnflächenverordnung
- bei Eigentumswohnungen: Teilungserklärung, aktuelle Hausgeldabrechnung und die letzten zwei Protokolle der Eigentümerversammlung
- Nachweise zu Grundschulden oder anderen Belastungen, die abgelöst werden müssen
Welche dieser Unterlagen bereits in früheren Vermarktungsphasen beschafft werden sollten und wie eine strukturierte Dokumentenablage am Deal aussieht, erklärt der Artikel Dokumentenmanagement am Immobiliendeal: Was wann vorliegen muss.
Was beim Energieausweis konkret zu beachten ist, erklärt der Artikel Energieausweis-Pflicht: Was Immobilienmakler wissen müssen.
Finanzierung des Käufers sicherstellen
Kurz vor dem Notartermin sollte eine verbindliche Finanzierungsbestätigung der Bank des Käufers vorliegen – nicht nur eine unverbindliche Anfrage. Der Makler fragt das aktiv ab, ohne es dem Käufer zu überlassen. Wie die Bonitätsprüfung im Prozess richtig eingebettet wird, erklärt der Artikel Bonitätsprüfung von Kaufinteressenten: Was Immobilienmakler dürfen.
Kaufvertragsentwurf begleiten
Der Notar schickt den Entwurf in der Regel beiden Parteien zu – meistens zwei Wochen vor dem Termin, um die gesetzliche Bedenkzeit zu gewährleisten. Der Makler liest den Entwurf mit und klärt offene Fragen, bevor sie beim Termin selbst für Verzögerungen sorgen. Inhaltliche Fragen zum Vertragstext klärt der Notar; logistische und prozessuale Fragen koordiniert der Makler.
Typische Fehler in der Vorbereitung
Unterlagen werden zu spät angefordert. Grundbuchauszüge, Teilungserklärungen oder Hausgeldabrechnungen brauchen manchmal Wochen – wer erst kurz vor dem Termin anfragt, gerät unter Druck.
Grundbuchbelastungen sind nicht geklärt. Wenn eine Grundschuld noch auf dem Objekt lastet und die Ablösung nicht koordiniert ist, kann der Notar nicht beurkunden. Der Makler klärt das rechtzeitig mit Verkäufer und finanzierender Bank.
Der Kaufvertragsentwurf wird nicht vorab besprochen. Wenn Käufer oder Verkäufer den Entwurf zum ersten Mal beim Notartermin sehen, entstehen Rückfragen und Verschiebungen. Ein kurzes gemeinsames Durchgehen der wichtigsten Punkte im Vorfeld verhindert das.
Die Finanzierungsbestätigung fehlt. Ohne sie riskiert der Verkäufer, dass der Käufer nach der Beurkundung nicht zahlen kann. Der Makler ist nicht verantwortlich für die Finanzierung, aber er sollte den Nachweis einfordern.
Die Rolle des Maklers beim Termin selbst
Eine gesetzliche Anwesenheitspflicht gibt es nicht – aber die meisten Makler nehmen am Notartermin teil. Sie sind ansprechbar für logistische Fragen, können im Hintergrund koordinieren und signalisieren beiden Parteien, dass der Abschluss professionell begleitet wird.
Was der Makler beim Termin ausdrücklich nicht tut: Rechtsberatung leisten. Fragen zum Vertragsinhalt, zu rechtlichen Konsequenzen oder zur Auslegung einzelner Klauseln sind Sache des Notars. Der Makler überschreitet dort eine Grenze – mit haftungsrechtlichen Konsequenzen. Was Makler generell bei der Haftung beachten müssen, erklärt der Artikel Haftung des Immobilienmaklers: Wann Makler haften und wie sie sich schützen.
Was nach dem Notartermin noch zu tun ist
Mit der Beurkundung ist der Maklerauftrag erfüllt – aber noch nicht alles erledigt:
- Provisionsrechnung stellen: Die Provision wird mit Abschluss des notariellen Kaufvertrags fällig, sofern der Maklervertrag keine andere Regelung enthält. Die Rechnung sollte unmittelbar nach dem Termin gestellt werden.
- Übergabe koordinieren: Termin zwischen Käufer und Verkäufer für die Schlüsselübergabe abstimmen, Übergabeprotokoll vorbereiten.
- Deal dokumentieren und schließen: In Empro wird der Deal auf „Abgeschlossen" gesetzt und alle Aktivitäten sind mit Zeitstempel protokolliert – als Nachweis und für spätere Referenzen.
Häufige Fragen
Muss der Makler beim Notartermin dabei sein?
Nein, eine gesetzliche Anwesenheitspflicht gibt es nicht. In der Praxis ist die Teilnahme aber üblich und sinnvoll – der Makler kann offene Koordinationsfragen klären und den reibungslosen Ablauf unterstützen. Rechtsberatung bleibt ausschließlich Sache des Notars.
Welche Unterlagen müssen vor dem Notartermin vorliegen?
Grundbuchauszug, Energieausweis, Wohnflächenberechnung, bei WEG-Einheiten Teilungserklärung, aktuelle Hausgeldabrechnung und die letzten Protokolle der Eigentümerversammlung sowie die finale Finanzierungsbestätigung des Käufers.
Wann stellt der Makler die Provisionsrechnung?
Die Provision wird mit Abschluss des notariellen Kaufvertrags fällig, sofern der Maklervertrag keine abweichende Regelung enthält. Die Rechnung sollte unmittelbar nach dem Notartermin gestellt werden.
Fazit
Der Notartermin scheitert selten am Notar – sondern an unvollständigen Unterlagen, ungeklärten Finanzierungen oder Missverständnissen, die sich mit etwas Vorlauf hätten vermeiden lassen. Wer die Vorbereitung als festen Prozessschritt versteht und strukturiert abarbeitet, schließt professionell ab – und hinterlässt bei Käufer und Verkäufer genau den Eindruck, der zu Weiterempfehlungen führt.