Fehlende Unterlagen sind einer der häufigsten Gründe, warum Immobiliendeals ins Stocken geraten. Ein Kaufinteressent, der kurzfristig absagt, weil der Energieausweis fehlt. Ein Notartermin, der verschoben werden muss, weil der Grundbuchauszug veraltet ist. Ein Eigentümer, der ungeduldig wird, weil er dieselben Unterlagen dreimal schickt. Strukturiertes Dokumentenmanagement verhindert diese Situationen – und signalisiert Professionalität in jeder Phase der Vermarktung.
Welche Unterlagen wann vorliegen müssen
Der Dokumentenbedarf ändert sich mit jeder Phase der Vermarktung. Wer zu früh zu viel anfordert, überfordert den Eigentümer. Wer zu spät anfängt, riskiert Verzögerungen an kritischen Stellen.
Phase 1 – Akquise und Mandatserteilung Zu Beginn geht es um Identifikation und Grundlage. Was braucht der Makler, um das Objekt einschätzen und vermarkten zu können?
- Aktueller Grundbuchauszug (nicht älter als drei Monate als Richtwert)
- Flurkarte mit Darstellung des Grundstücks
- Bei Eigentumswohnungen: Teilungserklärung und aktuelle Hausgeldabrechnungen der letzten zwei bis drei Jahre
- Bei vermieteten Objekten: bestehende Mietverträge
Phase 2 – Exposé-Erstellung und Vermarktungsstart Spätestens jetzt muss der Energieausweis vorliegen. Liegt er beim Veröffentlichen des Inserats bereits vor, müssen seine Kennwerte im Inserat ausgewiesen werden – das schreibt §87 GEG vor. Spätestens beim ersten Besichtigungstermin ist die Vorlage gesetzlich verpflichtend (§80 GEG). Neben dem Energieausweis gehören in diese Phase:
- Baupläne und Grundrisse in ausreichender Qualität für das Exposé
- Fotos (professionell oder zumindest gut aufbereitet)
- Unterzeichneter Maklervertrag
Wie der Maklervertrag rechtssicher aufgesetzt wird, erklärt der Artikel Maklervertrag: Pflichtinhalte, Formvorgaben und häufige Fehler.
Phase 3 – Interessentenphase und Besichtigungen Ab der ersten Besichtigung kommen Unterlagen von Käuferseite ins Spiel:
- Selbstauskunft des Kaufinteressenten
- Finanzierungsbestätigung oder Bonitätsnachweis bei ernsthaftem Interesse
- Protokoll der Besichtigung (intern, für spätere Nachverfolgung)
Phase 4 – Kaufpreisverhandlung und Notartermin Hier müssen alle Unterlagen vollständig und aktuell sein:
- Grundbuchauszug aktuell (Notare verlangen oft einen aktuellen Stand)
- Energieausweis zur Übergabe an den Käufer – spätestens beim Notartermin gesetzlich vorgeschrieben
- Alle bisher gesammelten Objektunterlagen für den Notar
- Kaufpreisangebot des Interessenten schriftlich festgehalten
Dokumente auf Eigentümer-Seite
Die meisten Unterlagen kommen vom Eigentümer – und das ist oft der erste Engpass. Viele Eigentümer haben keinen schnellen Zugriff auf Grundbuchauszug, Baupläne oder ältere Hausgeldabrechnungen. Wer als Makler eine klare Liste der benötigten Unterlagen schon beim Erstgespräch übergibt, spart Rückfragen und beschleunigt den Vermarktungsstart.
Sinnvoll ist eine nach Priorität geordnete Anforderungsliste: Was muss sofort vorliegen (Maklervertrag, Energieausweis-Auftrag falls nötig), was kann bis zur Exposé-Freigabe geliefert werden (Grundrisse, Fotos), was braucht der Notar aber noch nicht unmittelbar (aktueller Grundbuchauszug zum Abschluss).
Wie das Erstgespräch mit dem Eigentümer strukturiert geführt wird und welche Informationen dabei erfragt werden sollten, erklärt der Artikel Das Erstgespräch mit dem Eigentümer: Wie Makler den Grundstein für ein Mandat legen.
Dokumente auf Käufer-Seite
Unterlagen vom Käufer kommen später – aber sobald ein ernsthafter Kaufkandidat erkennbar ist, sollten sie aktiv eingefordert werden. Eine Finanzierungsbestätigung schützt den Eigentümer vor Zeitverlust durch kaufunfähige Interessenten und gibt dem Makler Sicherheit bei der Weitergabe von Objektinformationen.
Wichtig: Käufer-Unterlagen sind personenbezogene Daten und müssen entsprechend der DSGVO behandelt werden – zweckgebunden, sicher gespeichert und nach Abschluss gelöscht. Was dabei erlaubt ist und was nicht, erklärt der Artikel Bonitätsprüfung von Kaufinteressenten: Was Immobilienmakler dürfen und wie es funktioniert.
Deal-gebundene Ablage statt E-Mail-Ordner
Der häufigste Fehler im Dokumentenmanagement ist nicht das Fehlen von Unterlagen – es ist, dass vorhandene Unterlagen nicht auffindbar sind. PDFs in Postfächern, Fotos auf dem Desktop, Grundrisse im Download-Ordner: Wer Unterlagen nicht strukturiert ablegt, sucht sie im entscheidenden Moment.
Deal-gebundene Ablage bedeutet: Jedes Dokument wird direkt dem entsprechenden Objekt und Deal zugeordnet – mit Bezeichnung, Datum und Bezug zum Vorgang. In Empro werden alle Unterlagen direkt am Deal gespeichert und mit Zeitstempel versehen. Wer den Deal öffnet, sieht sofort, welche Unterlagen vorliegen, was noch fehlt und wann was eingetroffen ist – ohne E-Mail-Suche oder Rückfragen beim Kollegen.
Häufige Fragen
Welche Unterlagen braucht ein Makler vom Eigentümer?
Grundbuchauszug, Energieausweis, Baupläne und Grundrisse, Flurkarte sowie bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung und Hausgeldabrechnungen. Bei vermieteten Objekten kommen die Mietverträge hinzu. Der genaue Umfang hängt vom Objekttyp ab.
Wann muss der Energieausweis beim Immobilienverkauf vorliegen?
Spätestens beim ersten Besichtigungstermin muss er vorgelegt werden (§80 GEG). Liegt er bereits beim Inserieren vor, müssen seine Kennwerte in der Anzeige ausgewiesen sein (§87 GEG). Wer ihn nicht rechtzeitig hat, riskiert Bußgelder. Er gehört zu den ersten Unterlagen, die nach Mandatserteilung beschafft werden.
Wie lange sollte ein Makler Unterlagen vom Käufer aufbewahren?
Bonitätsunterlagen und persönliche Daten des Käufers sollten nach Abschluss gelöscht oder geschwärzt werden – in der Regel nach sechs bis zwölf Monaten, soweit keine rechtliche Aufbewahrungspflicht besteht.
Fazit
Strukturiertes Dokumentenmanagement ist keine Verwaltungsaufgabe – es ist Vertriebsprofessionalität. Wer weiß, welche Unterlagen wann vorliegen müssen, verhindert Verzögerungen, schützt sich rechtlich und signalisiert dem Eigentümer Kompetenz in jeder Phase der Vermarktung. Dokumente, die deal-gebunden und zeitgestempelt abgelegt sind, sind im entscheidenden Moment sofort verfügbar.