Immobilienmakler verarbeiten täglich eine Vielzahl personenbezogener Daten: Namen, Adressen, Telefonnummern, E-Mails, Finanzsituationen von Interessenten, persönliche Lebensumstände von Eigentümern. Die DSGVO gilt für all diese Daten – und die Anforderungen sind im Makleralltag praktisch relevant, nicht nur theoretisch.
Hinweis: Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick. Für individuelle Datenschutzfragen empfiehlt sich die Beratung durch einen spezialisierten Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten.
Welche Daten Makler verarbeiten – und warum das zählt
Im Laufe einer Vermarktung entstehen Daten an vielen Stellen: Portalanfragen mit Kontaktdaten, Gesprächsnotizen aus Erstgesprächen, Bonitätsunterlagen von Kaufinteressenten, Objektdaten mit persönlichen Eigentümerangaben. Jede dieser Verarbeitungen braucht eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO – meist Vertragsanbahnung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung.
Die wichtigsten DSGVO-Pflichten im Überblick
Transparenzpflicht Betroffene müssen wissen, wer ihre Daten verarbeitet, zu welchem Zweck und wie lange. Das geschieht über eine Datenschutzerklärung auf der Website und über einen Datenschutzhinweis bei der Datenerhebung – etwa im Kontaktformular, beim Exposé-Versand oder im Maklervertrag.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten Das Verarbeitungsverzeichnis (Art. 30 DSGVO) ist für praktisch alle Maklerbüros relevant – unabhängig von der Größe. Die gesetzliche Ausnahme für Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitenden (Art. 30 Abs. 5 DSGVO) greift in der Praxis kaum, weil sie nur für wirklich gelegentliche Verarbeitung gilt. Wer regelmäßig Interessenten- und Eigentümerdaten verwaltet, verarbeitet nicht gelegentlich. Empfehlung: Verarbeitungsverzeichnis anlegen und aktuell halten – auch als Nachweis gegenüber Aufsichtsbehörden.
Datenschutzbeauftragter (DSB) Makler, bei denen regelmäßig 20 oder mehr Personen personenbezogene Daten automatisiert verarbeiten, müssen nach § 38 BDSG einen Datenschutzbeauftragten bestellen. Das betrifft größere Maklerbüros, nicht die Mehrheit der kleinen Büros.
Löschpflichten Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden. Nach Abschluss eines Vermarktungsprozesses gelten handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen (in der Regel zehn Jahre für Vertragsunterlagen). Daten von Interessenten ohne Vertragsschluss sollten nach 6 bis 12 Monaten ohne erneuten Kontakt gelöscht werden.
Datensicherheit Personendaten müssen technisch und organisatorisch geschützt sein. Das bedeutet: verschlüsselte Kommunikation, Passwortschutz für CRM und Dokumentenablage, klare Zugriffsrechte im Team.
Auftragsverarbeitung Wer externe Dienstleister nutzt, die im Auftrag Personendaten verarbeiten – also auch Maklersoftware-Anbieter – muss einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen. Ohne AVV ist die Nutzung nicht DSGVO-konform.
Digitale Prozesse und DSGVO: Risiken und Chancen
Digitale Tools schaffen Effizienz – aber auch neue Datenschutzfragen. Wer Interessentendaten in einem Cloud-CRM speichert, muss sicherstellen, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und ein AVV besteht. Wie ein CRM für Immobilienmakler aufgebaut ist und welche Anforderungen es erfüllen sollte, erklärt der Artikel Was ist ein CRM für Immobilienmakler – und warum brauchen Makler eines?.
Empro verarbeitet und speichert Daten auf Servern innerhalb der EU und stellt Maklern einen standardisierten Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung. Das nimmt Maklern die Verantwortung nicht ab, vereinfacht aber die DSGVO-konforme Nutzung erheblich.
Typische Fehler im Makleralltag
Keine oder veraltete Datenschutzerklärung auf der Website: Jede Website, die Kontaktformulare oder Analyse-Tools nutzt, braucht eine aktuelle Datenschutzerklärung. Fehlt sie, drohen Abmahnungen.
Interessentendaten ohne Löschkonzept: Viele Maklerbüros sammeln Daten, ohne sie je zu löschen. Das verstößt gegen das Prinzip der Datenspeicherminimierung.
Kein AVV mit dem CRM-Anbieter: Ohne Auftragsverarbeitungsvertrag ist die Nutzung jedes externen Dienstleisters, der Personendaten verarbeitet, formal nicht DSGVO-konform.
Unverschlüsselte E-Mail-Anhänge mit sensiblen Daten: Bonitätsnachweise oder persönliche Unterlagen per normaler E-Mail zu versenden ist datenschutzrechtlich riskant. Verschlüsselte Übertragungswege oder geschützte Portale sind sicherer.
Häufige Fragen
Brauchen Immobilienmakler eine Datenschutzerklärung?
Ja. Jeder Makler, der personenbezogene Daten verarbeitet, benötigt eine transparente Information der Betroffenen. Eine Datenschutzerklärung auf der Website und in der Kommunikation ist Pflicht.
Wie lange darf ein Makler Kundendaten speichern?
Für Vertragsunterlagen gelten steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen von in der Regel zehn Jahren. Für Interessenten ohne Vertragsschluss empfiehlt sich eine Löschfrist von 6 bis 12 Monaten nach dem letzten Kontakt.
Brauche ich für den Exposé-Versand eine Einwilligung?
Nicht zwingend. Der Versand kann auf Basis berechtigten Interesses oder zur Vertragsanbahnung erfolgen. Wichtig ist die transparente Information des Interessenten über die Datenverarbeitung.
Fazit
DSGVO-Konformität im Maklerbüro ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein laufender Prozess: aktuelle Datenschutzerklärung, Löschkonzept, AVV mit Dienstleistern, sichere Kommunikation. Wer diese Grundlagen einmal sauber aufbaut und digitale Werkzeuge nutzt, die DSGVO-konform gestaltet sind, reduziert das Risiko erheblich – ohne im Alltag ständig daran denken zu müssen.