Die Mandatserteilung ist kein Endpunkt, sondern ein Startschuss. Was in den ersten 48 Stunden danach passiert – oder nicht passiert –, entscheidet, wie professionell das gesamte Mandat läuft. Eigentümer, die nach der Unterschrift tagelang nichts hören, verlieren das Vertrauen schneller als man denkt. Ein strukturierter Mandatsstart verhindert das – und legt die Grundlage für einen reibungslosen Vermarktungsprozess.
Deal anlegen: Was von Anfang an ins System gehört
Der erste Schritt nach der Mandatserteilung ist nicht das Fotografieren des Objekts – es ist das Anlegen des Deals im System. Wer zu spät anfängt, Informationen zu strukturieren, holt das nicht mehr ein.
Zum Deal gehören von Anfang an:
- Objektadresse und Grunddaten (Objekttyp, Wohnfläche, Grundstücksgröße, Baujahr)
- Eigentümerdaten (Name, Kontakt, bevorzugte Erreichbarkeit)
- Mandatsdatum und vereinbarte Provision
- Angebotspreisvorstellung des Eigentümers – auch wenn die Bewertung noch aussteht
- Aktuelle Phase des Deals (z. B. „Vorbereitung / Unterlagen ausstehend")
Wer von Beginn an sauber dokumentiert, hat später keine leeren Felder im System, keine Verzettelung und keinen Gedächtnisverlust beim Kollegen, der kurzfristig einspringt. In Empro wird der Deal direkt beim Anlegen mit Phase und Startdatum versehen – so ist der Beginn des Mandats immer nachvollziehbar, auch Monate später.
Die Mandat-Checkliste: Was vor der ersten Portalschaltung erledigt sein muss
Nicht alle Aufgaben nach Mandatsstart sind gleich dringend – aber manche blockieren alles andere. Eine strukturierte Checkliste hilft, Prioritäten zu setzen und nichts zu vergessen.
Sofort (innerhalb von 24 Stunden):
- Maklervertrag unterzeichnet und abgelegt
- Unterlagenliste an Eigentümer verschickt (priorisiert: was wird wann benötigt)
- Energieausweis-Status klären – liegt er vor, oder muss er beauftragt werden?
- Besichtigungs- und Fototermin vereinbaren
Innerhalb der ersten Woche:
- Grundrisse und Baupläne vom Eigentümer erhalten oder besorgen
- Professionelle Fotos oder Terminplanung mit Fotograf
- Marktbewertung abschließen und Angebotspreis mit Eigentümer abstimmen
- Grundbuchauszug anfordern, falls nicht bereits vorhanden
Vor der ersten Portalveröffentlichung:
- Energieausweis vorliegend (gesetzliche Pflicht)
- Exposé durch Eigentümer freigegeben
- Maklervertrag rechtssicher abgelegt und dokumentiert
Wie der Maklervertrag korrekt aufgesetzt wird und welche Pflichtinhalte er enthalten muss, erklärt der Artikel Maklervertrag: Pflichtinhalte, Formvorgaben und häufige Fehler.
Den Eigentümer onboarden
Ein Mandat beginnt nicht nur auf Maklerseite – auch der Eigentümer muss verstehen, was jetzt passiert. Viele Eigentümer haben noch nie eine Immobilie verkauft. Wer den Prozess nicht erklärt, bekommt Rückfragen zum falschen Zeitpunkt und erzeugt Unsicherheit, die sich auf die Zusammenarbeit auswirkt.
Das Onboarding des Eigentümers umfasst drei Elemente:
Prozessübersicht: Eine knappe Erklärung der kommenden Phasen – von der Unterlagensammlung über die Portalveröffentlichung bis zur Besichtigung und Verhandlung. Kein langer Vortrag, aber ein klares Bild.
Unterlagenliste mit Priorisierung: Welche Dokumente sind jetzt sofort nötig, welche können später geliefert werden, welche besorgt der Makler selbst? Wer diese Liste schriftlich übergibt, reduziert Rückfragen erheblich.
Kommunikationsabsprache: Wie oft erhält der Eigentümer Updates? Per E-Mail, Telefon oder über eine andere Plattform? In welchen Abständen? Wer das von Anfang an klärt, vermeidet spätere Beschwerden über mangelnde Information.
Wie das Erstgespräch mit dem Eigentümer optimal geführt wird, erklärt der Artikel Das Erstgespräch mit dem Eigentümer: Wie Makler den Grundstein für ein Mandat legen.
Der erste Statuseintrag
Sobald das Mandat angelegt und die ersten Schritte eingeleitet sind, gehört ein erster Statuseintrag in den Deal – nicht als Formalität, sondern als aktive Dokumentation des Starts. Was wurde wann vereinbart? Welche Unterlagen wurden angefordert? Welcher nächste Schritt ist geplant, und bis wann?
Dieser erste Eintrag ist der Grundstein für alle späteren Aktivitäten. In Empro werden alle Aktivitäten am Deal mit Zeitstempel protokolliert: wann der Deal angelegt wurde, wann Unterlagen angefordert wurden, wann die Fotos gemacht wurden, wann das Exposé versendet wurde. Das schafft Transparenz – gegenüber dem Eigentümer im Reporting, gegenüber Kollegen im Vertretungsfall, und gegenüber sich selbst bei der Nachverfolgung.
Wie das strukturierte Reporting an den Eigentümer im weiteren Verlauf aussieht, erklärt der Artikel Reporting an Eigentümer: Wie Makler strukturiert über den Vermarktungsstand informieren.
Häufige Fragen
Was sollte ein Makler direkt nach Mandatserteilung tun?
Deal im System anlegen, alle verfügbaren Objektdaten eintragen, Unterlagenliste an den Eigentümer schicken und einen konkreten Zeitplan für die ersten Schritte kommunizieren. Wer diese Aufgaben innerhalb von 24 bis 48 Stunden erledigt, legt den Grundstein für eine professionelle Zusammenarbeit.
Wie lange dauert es vom Mandatsstart bis zur ersten Portalveröffentlichung?
Das hängt von der Vollständigkeit der Unterlagen ab. Wenn Energieausweis, Grundrisse und Fotos sofort vorliegen, sind zehn bis vierzehn Tage realistisch. Fehlen Unterlagen, verzögert sich der Start – deshalb ist die frühe Unterlagenabfrage entscheidend.
Warum ist ein strukturierter Mandatsstart wichtig?
Ein unstrukturierter Start führt zu Rückfragen, doppelter Arbeit und dem Eindruck beim Eigentümer, dass der Makler unvorbereitet ist. Wer den Mandatsstart klar durchläuft, schafft Vertrauen – und vermeidet Fehler, die im späteren Prozess schwer zu korrigieren sind.
Fazit
Ein professioneller Mandatsstart ist kein Mehraufwand – er verhindert Mehraufwand. Wer den Deal von Anfang an sauber anlegt, den Eigentümer strukturiert onboardet und die ersten Schritte klar dokumentiert, schafft die Grundlage für einen reibungslosen Vermarktungsprozess. Der erste Eindruck des Eigentümers nach Mandatserteilung entsteht nicht beim Notartermin – er entsteht in den ersten 48 Stunden.